Sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica.

El sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica está diseñado para cumplimentar automáticamente los datos personales del cliente en facturas-e o firmar albaranes,

tomando como soporte para el archivo de datos una tarjeta inteligente microprocesadora (A), que puede contener una memoria flash integrada (B, C) y se ajusta a la normativa ISO 7816/14443 tamaño ID-1, por lo que es compatible con tarjetas 4B, VISA y CECA. Su funcionalidad incluye la gestión de la documentación generada enviándola a un correo electrónico del cliente y/o guardándola en la memoria flash integrada.

OBJETO DE LA INVENCIÓN

La presente invención se refiere a un sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica, gracias al cual: se agiliza la cumplimentación de facturas-e, al hacerlo el sistema de forma automática con el archivo de datos que aporta el cliente frente al método actual en el que si no hay ficha de cliente hay que meter los datos manualmente, y la gestión de estos documentos, al ser directamente enviados a un correo electrónico y/o una memoria flash; también sirve para firmar electrónicamente albaranes y guardarlos lo que elimina el formato papel utilizado actualmente para este tipo de documentos.

ANTECEDENTES DE LA INVENCIÓN

Las tiendas y/o empresas generan los tickets, facturas y albaranes mayoritariamente en formato papel, aunque los programas para generar facturas electrónicas están al alcance de cualquier empresario y son de fácil manejo. Tan solo en las compras por Internet y entre grandes empresas se usa de forma habitual la factura electrónica.

Se impone a la necesidad y obligatoriedad de utilizar documentación en formato electrónico ante la globalización de los mercados, la escasez de materias primas y espacio y los cambios en gestión de documentación. Frente a esto se han creado programas que permiten generar documentación electrónica, programas que transforman documentación de formato papel a formato electrónico o programas de verificación de datos, al tiempo que se ha legislado sobre su uso, obligatoriedad, formato o firma electrónica.

Paralelamente se está imponiendo la tarjeta inteligente como tarjeta de pago, como por ejemplo el sistema de pago con tarjeta para la compra que se expone en la patente ES2l75136, pero que presenta el inconveniente de no emitir facturas o albaranes; de fidelidad, como por ejemplo la revelada por la patente ES2l45558 que muestra una forma de realización de una tarjeta de fidelidad pero no establece un sistema de cobro, de pago o de facturación; monedero o documento de identidad, lo que hace que la mayoría de empresas, tiendas e incluso particulares dispongan de lectores de tarjeta inteligente. No obstante, el microprocesador de las tarjetas inteligentes tiene una capacidad de almacenamiento de datos pequeña.

Es en el mercado de tarjeta inteligente como medio para cumplimentar y gestionar documentación donde se inscribe el presente invento. Estado del arte Existen programas para generar facturas electrónicas, albaranes ... así como para pasarlos de formato papel a formato electrónico y actualmente la administración, bancos, empresas ... tramitan documentación a través de Internet. No obstante, hay patentes que gestionan las transacciones comerciales evitando el formato papel, como por ejemplo la ES2171438, pero la documentación electrónica requiere de una persona que elabore la factura con los campos obligatorios regulados por decreto, bien manualmente bien automáticamente si es antiguo cliente y la empresa tiene los datos en una "carpeta clientes", y adicionalmente las facturas deben estar firmadas mediante firma electrónica avanzada y ser transmitidas de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes, lo que hace difícil su implantación en pequeñas empresas y a nivel de consumidor. Son conocidos los métodos para gestionar facturas, como por ejemplo el revelado por la patente ES2336888 que presenta un servicio de facturación para pequeñas y grandes empresas que imprime y entrega facturas, realiza balances de clientes y entrega avisos de paga, pero las facturas le son facilitadas por la empresa cliente, no elimina el formato papel y no soluciona el problema de los albaranes.

DESCRIPCIÓN DE LA INVENCIÓN

Las características principales de diseño del sistema son: su utilización es posible desde los lectores homologados para las entidades financieras, lo que infiere seguridad al sistema y permite su integración sin necesidad de realizar adecuaciones. mantiene las normas de seguridad de las tarjetas electrónicas en cuanto a clave de acceso o verificación de portador, lo que asegura la integridad de datos y trámites realizados por medio del sistema. los documentos generados se transfieren a un correo electrónico del titular de la tarjeta y/o se guardan en una memoria adicional integrada, lo que facilita la gestión y accesibilidad a la documentación. para usar la tarjeta inteligente se requiere de verificación de portador (clave PIN) , este hecho implica consentimiento tácito por ambas partes.

La base del invento es que permite: cumplimentar facturas y firmar albaranes de forma automática, donde actualmente hace falta una persona que rellene los datos o firme; generar los documentos directamente en formato digital y guardarlos de forma automática en un correo electrónico y/o memoria adicional integrada, lo que permite un acceso directo mediante clave a los documentos desde cualquier lugar. Cabe destacar la ventaja de poder integrar el sistema en una tarjeta inteligente multiusos, es decir, que podría ser utilizada para realizar otras operaciones diferentes y no exclusivamente para documentos, ya existiendo este tipo de tarjetas en la actualidad.

Así mismo, el soporte permite compatibilizar el sistema con las tarjetas de pago utilizadas en España (4B, VISA y CECA) , donde serían los bancos o cajas quienes adjudicaran una cuenta de correo electrónico al cliente para guardar la documentación.

Un programa generador de factura-e, compatible con el archivo contenedor de datos, que genera la factura-e, la firma digitalmente y la envía al correo electrónico recibido con los datos del cliente y/o a la memoria adicional integrada de la tarjeta, al tiempo que guarda otra copia en la carpeta de la empresa; está ubicado en el ordenador o caja registradora de la empresa que emite la factura. Un archivo contenedor de datos del cliente que suministra al programa generador de factura-e la información necesaria para cumplimentar todos los campos obligatorios de una factura regulados por ley, así como un correo electrónico según modelo; está ubicado en la tarjeta inteligente. Un lector de tarjetas microprocesadoras, según los estándares más comunes.

El sistema puede trabajar en tres verSIOnes a partir de tres modelos "tarjeta-programa" de transmisión de datos: Modelo A: Trabaja con tarjeta inteligente y programa de transmisión de datos con correo electrónico del cliente. Permite completar factura-e y guardar una copia en el correo electrónico. Modelo B: Trabaja con tarjeta inteligente con memoria adicional tipo flash integrada y firma electrónica del cliente. Permite firmar albaranes y guardar una copia en la memoria adicional integrada. Modelo e: Trabaja con tarjeta inteligente con memoria adicional tipo flash integrada y programa de transmisión de datos con correo electrónico del cliente. Permite completar factura-e y guardar una copia en el correo electrónico y otra en la memoria adicional integrada.

Sería posible la existencia conjunta de los modelos B ye en una misma tarjeta. En todos los modelos las tarjetas disponen de verificación de portador para realizar las operaciones, así como para el acceso a sus contenidos en los modelos Bye.

EXPLICACIÓN DE LOS DIBUJOS

La Figura 1 representa cómo funciona el sistema mediante un esquema de flujo de información. En particular se observan dos tipos de tarjeta que es posible usar (A o B-C) , el lector de tarjetas (L) , el ordenador con el programa generador de facturas (P) y los datos que son transmitidos a través de Internet (E) y un sobre que simboliza el correo electrónico.

REALIZACIÓN PREFERENTE DE LA INVENCIÓN

El sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica, como su nombre indica, está compuesto por dos elementos fundamentales: un sistema automático de cumplimentación de documentos (K) y un sistema de gestión (G) .

El sistema de cumplimentación de documentos (K) , consiste básicamente en un archivo con los datos del cliente, contenido en el procesador de la tarjeta inteligente, que al contactar con el programa generador de factura, contenido...

l. Sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica, que incluye dispositivo lector de tarjeta microprocesadora, un programa (P) generador de facturas-e y albaranes, un ordenador y conexión a internet, caracterizado por estar formado por dos componentes, una tarjeta inteligente (A) con microprocesador de contacto y archivo contenedor de datos del cliente contenido en la memoria de la tarjeta.

2. Sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica, según reivindicación 1, caracterizado por la tarjeta que además de microprocesador de contacto incorpora memoria flash conectada a la memoria RAM de la tarjeta e integrada en la parte posterior de la tarjeta (e) , que aumenta la capacidad de almacenamiento y posibilita el almacenamiento de documentos en la tarjeta.

3. Sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica, según reivindicación 2, caracterizado por la tarjeta que además de microprocesador de contacto y memoria flash contiene un archivo con firma electrónica del cliente (B) y no requiere acceso a internet.

4. Un procedimiento para cumplimentar y almacenar facturas que, utilizando los elementos de la reivindicación 1, comprende las etapas de: solicitud de factura electrónica con tarjeta (A) ; transmisión de los datos del cliente al programa generador de facturas (P) a través del dispositivo lector de tarjeta (L) , previo consentimiento mediante verificación de portador o clave PIN de la tarjeta; envío, por el programa generador de facturas, de la factura-e generada al correo electrónico del cliente.

5. Un procedimiento para cumplimentar y almacenar facturas que, utilizando los elementos de la reivindicación 2, comprende las etapas de: solicitud de factura electrónica con tarjeta (e) ; transmisión de los datos del cliente al programa generador de facturas (P) a través del dispositivo lector de tarjeta (L) , previo consentimiento mediante verificación de portador o clave PIN de la tarjeta; envío de la factura-e generada al correo electrónico del cliente y a la tarjeta (e) donde

será guardada en la memoria flash (t) , siendo necesaria clave PIN para acceder a los datos contenidos en la memoria flash.

6. Un procedimiento para cumplimentar y almacenar albaranes que, utilizando los elementos de la reivindicación 3, comprende las etapas de: solicitud de albarán con tarjeta (B) ; transmisión de fIrma electrónica al programa generador de albaranes (P) a través del dispositivo lector de tarjeta (L) , previo consentimiento mediante verifIcación de portador o clave PIN de la tarjeta ; envío del albarán generado a la tarjeta (B) donde será guardado en la memoria flash (t) , siendo necesaria clave PIN para acceder a los datos contenidos en la memoria flash.

D