Un sistema para monitorizar y auditar los datos en una o más hojas de cálculo,

comprendiendo el sistema: - un selector de entidades (123) para seleccionar una o más entidades en una hoja de cálculo; - un seguidor (125) para seguir el cambio en la posición de las entidades seleccionadas entre dos puntos en el tiempo; y - un determinador de desplazamientos (127 - 131) dispuesto para derivar uno o más valores del desplazamiento a partir de la información recibida desde el seguidor, representando los valores del desplazamiento el cambio de posición de las entidades en la hoja de cálculo; caracterizado por: - un aplicador de desplazamientos (133) para aplicar los valores del desplazamiento a los datos de la hoja de cálculo antes de comparar los datos de la hoja de cálculo con una versión de los datos de la hoja de cálculo en un punto en el tiempo diferente

Campo del Invento

Este invento se refiere a la monitorización y auditoría de datos en hojas de cálculo.

Antecedentes del Invento

Una aplicación de hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite a un usuario manipular matrices de datos bidimensionales y tridimensionales. A un usuario de una aplicación de hoja de cálculo se le presenta una matriz de celdas de dos dimensiones, siendo cada celda capaz de almacenar una entidad tal como un artículo de datos numéricos, texto, un objeto de software, o una fórmula. Una hoja de cálculo tridimensional tiene varias de tales matrices que tienen un orden definido. Cuando una celda contiene una fórmula, la presentación muestra normalmente el resultado del cálculo que define la fórmula. La fórmula puede incluir entre sus variables de entrada el valor de otra celda dentro de la hoja de cálculo o dentro de otra hoja de cálculo. Por supuesto, el valor de la otra celda puede ser el resultado del cálculo de una fórmula dentro de la otra celda. Tal enlace entre celdas puede ser extendida hasta un grado de complejidad arbitrario.

Las hojas de cálculo fueron concebidas como herramientas para ser usadas para efectuar cálculos rápidos sobre datos personales. En contraste con esto, los datos y la funcionalidad que son críticos para las operaciones de una organización habrían sido almacenados tradicionalmente en bases de datos de soporte de aplicaciones de ordenador que han sido desarrolladas por programadores para efectuar acciones específicas, controladas, sobre los datos. Las hojas de cálculo de ordenador han llegado a ser ubicuas en muchas organizaciones, como resultado del desarrollo de la potencia de los ordenadores personales. Por lo tanto, en la práctica, este modelo tradicional de cómo se gestionan los datos no se sigue ya en muchas organizaciones. Las hojas de cálculo que fueron conjuntadas apresuradamente para efectuar un cálculo que no se podía hacer con la base de datos programada, se han convertido en herramientas esenciales centrales para el trabajo de sus creadores, y, efectivamente, centrales para la operación del negocio.

En la presente situación, las características de las hojas de cálculo que las hacen muy atrayentes para sus usuarios han llegado a ser no bienvenidas desde el punto de vista de la organización como un conjunto. Una hoja de cálculo puede ser cambiada muy fácilmente. Sin embargo, la naturaleza interconectada de las celdas en una hoja de cálculo puede significar que las consecuencias de tal cambio pueden ser muy difíciles de prever. Esto es especialmente así en los casos en los que la hoja de cálculo está referenciada por otra hoja de cálculo, posiblemente desarrollada por otra persona. Tampoco es posible determinar el contenido de una hoja de cálculo en cualquier momento dado, de modo que las razones que respaldan una conclusión que se extrae del contenido de una hoja de cálculo pueden no ser localizables. Además, la potencia de los modernos ordenadores personales es tal que hace practicable la implementación de un lenguaje de escritura en aplicaciones de hoja de cálculo para efectuar cálculos y acciones de complejidad arbitraria. Sin embargo, este código no está sujeto a control de la versión ni al cambio de seguimiento. familiar para los programadores en los lenguajes de programación tradicionales.

Evidentemente, esta situación no es aceptable en una gran organización puesto que hace que el control de calidad de los datos y la funcionalidad sea imposible, y proporciona un obstáculo para la creación de una actividad comercial auditable (tal como la preparación de cuentas) dentro del negocio, que se requiere como un disuasorio para el falseamiento de la gestión financiera.

Hemos apreciado que sería ventajoso proporcionar un mecanismo mediante el cual las acciones efectuadas sobre una hoja de cálculo puedan ser registradas de tal manera que se pueda recuperar el estado de la hoja de cálculo en cualquier momento particular y se pueda interrogar la evolución entre estados.

Otro objetivo del invento es determinar los cambios en una hoja de cálculo de tal modo que sean tenidas en cuenta las acciones tales como las de inserción y las de borrado de filas y columnas y las acciones de almacenamiento que originen números significativos de entidades en la hoja de cálculo a cambiar.

Al hacer esto, es sumamente deseable que no se pierda la flexibilidad de la hoja de cálculo, la cual hace que la misma sea tan atractiva.

Se hace referencia a nuestra Solicitud de Patente Internacional WO 2005/081126, en relación con la cual la presente solicitud representa una mejora. En la Patente de EE.UU. Número 5.303.146 se describe un gestor de escenario para una hoja de cálculo para captar las modificaciones de un modelo básico. En una comunicación de Goldwater, P., y Mahoney, L.S., titulada "Colaborar en las hojas de cálculo", en la publicación del Journal of Accountancy Online, Enero 2004, se describen ciertas características de la hoja de cálculo de Microsoft Excel de ese tiempo, incluyendo la característica de Cambios de Pista.

Sumario del Invento

El invento se ha definido en las reivindicaciones independientes. Las características preferidas se han establecido en las reivindicaciones subordinadas.

El invento proporciona un sistema, un método y un producto de programa de ordenador para monitorizar y auditar los datos en una o más hojas de cálculo. El sistema comprende un selector de entidad para seleccionar una o más entidades en una hoja de cálculo; un seguidor para seguir el cambio en posición de las entidades seleccionadas entre dos puntos en el tiempo; un determinador de desplazamiento dispuesto para derivar uno o más valores de desplazamiento de la información recibida del seguidor, representando los valores de desplazamiento el cambio de posición de las entidades en la hoja de cálculo; y un aplicador de desplazamiento para aplicar los valores del desplazamiento a los datos de la hoja de cálculo antes de comparar los datos de la hoja de cálculo con una versión de los datos de la hoja de cálculo en un punto diferente en el tiempo.

Cuando se inserta o se elimina una fila o una columna, o cuando se clasifican las filas o las columnas, el ruido resultante del cambio de entidades es eliminado antes de que sean comparadas las hojas de cálculo. Las entidades en una o más filas seleccionadas y/o en una o más columnas seleccionadas forman una muestra de entidades en la hoja de cálculo. Los movimientos de la muestra de entidades en la hoja de cálculo son seguidos para determinar el movimiento general de las entidades en la hoja de cálculo. Después, antes de la comparación de dos versiones de una hoja de cálculo, se aplica el movimiento determinado de las entidades a la versión anterior de la hoja de cálculo, antes de que sea efectuada la comparación celda a celda entre las dos versiones de la hoja de cálculo. De este modo, en el proceso de comparación de las hojas de cálculo celda a celda, se efectúan comparaciones entre valores desplazados equivalentes más que entre valores que ocurra que ocupen la misma celda.

A continuación se describirá en detalle una realización del invento, a modo de ejemplo, y con referencia a los dibujos que se acompañan.

Breve Descripción de las Figuras

La Figura 1 es una vista general esquemática de alto nivel de una realización del invento; La Figura 2 ilustra un proceso de mantenimiento de los datos en la realización de la Figura 1; La Figura 3 ilustra un proceso de captación de archivos en la realización de la Figura 1; La Figura 4 ilustra un componente de la realización de la Figura 1; La Figura 5 es una vista general de una red de ordenadores, dentro de una empresa, en la cual está realizado el presente invento; La Figura 6 es un diagrama bloque que presenta los componentes funcionales principales de una realización del invento; La Figura 7 es un diagrama que ilustra una clase de base de la cual se derivan otras clases de tarea; La Figura 8 es un diagrama que ilustra varias clases de tarea; La Figura 9 es un diagrama que ilustra la operación de las clases de recuperación de archivos; La Figura 10 es un diagrama que ilustra la operación de la clase de transformación; La Figura 11 es un diagrama que ilustra la operación de la clase de descomponedor de macros; La Figura 12 es un diagrama que ilustra la operación de la clase de comparación; La Figura 13 es un diagrama que ilustra la operación de la clase de carga a granel; La Figura 14 es un diagrama que ilustra la operación de la clase de almacenamiento de XML; y... [Seguir leyendo]

1. Un sistema para monitorizar y auditar los datos en una o más hojas de cálculo, comprendiendo el sistema:

- un selector de entidades (123) para seleccionar una o más entidades en una hoja de cálculo;

- un seguidor (125) para seguir el cambio en la posición de las entidades seleccionadas entre dos puntos en el tiempo; y

- un determinador de desplazamientos (127 - 131) dispuesto para derivar uno o más valores del desplazamiento a partir de la información recibida desde el seguidor, representando los valores del desplazamiento el cambio de posición de las entidades en la hoja de cálculo;

caracterizado por:

- un aplicador de desplazamientos (133) para aplicar los valores del desplazamiento a los datos de la hoja de cálculo antes de comparar los datos de la hoja de cálculo con una versión de los datos de la hoja de cálculo en un punto en el tiempo diferente.

2. Un sistema de acuerdo con la reivindicación 1, en el cual el seguidor está dispuesto para almacenar los datos que representen la posición de las entidades seleccionadas en los dos puntos en el tiempo, y en el cual está dispuesto el determinador de desplazamientos para determinar la posición de una entidad seleccionada en los dos puntos en el tiempo usando la información recibida del seguidor para deducir un valor del desplazamiento para la entidad seleccionada, mediante el cálculo de la diferencia de posición de la entidad seleccionada entre los dos puntos en el tiempo.

3. Un sistema de acuerdo con la reivindicación 1, en el cual las una o más entidades comprenden entidades en una

o más filas seleccionadas o columnas seleccionadas.

4. Un sistema de acuerdo con la reivindicación 3, que comprende además un determinador de creación de entidades para determinar si se ha creado una entidad en una de las filas o columnas seleccionadas.

5. Un sistema de acuerdo con la reivindicación 3, que comprende además un determinador de supresión de entidades para determinar si ha sido suprimida una entidad de una de las filas o columnas seleccionadas.

6. Un sistema de acuerdo con la reivindicación 3, que comprende además un determinador de duplicados de entidades para determinar si una entidad en una de las filas o columnas seleccionadas es un duplicador de otra entidad en las filas o columnas seleccionadas.

7. Un método para monitorizar y auditar los datos en una o más hojas de cálculo, comprendiendo el método:

- seleccionar (123) una o más entidades en una hoja de cálculo;

- seguir (125) el cambio de posición de las entidades seleccionadas entre dos puntos en el tiempo; y

- derivar (127 – 131) uno o más valores del desplazamiento del cambio en posición de las entidades seleccionadas, representado los valores del desplazamiento el cambio de posición de las entidades en la hoja de cálculo;

caracterizado por:

- aplicar (133) los valores del desplazamiento a los datos de la hoja de cálculo antes de comparar los datos de la hoja de cálculo con una versión de los datos de la hoja de cálculo de un punto en el tiempo diferente.

8. Un método de acuerdo con la reivindicación 7, que comprende además:

- almacenar los datos que representen la posición de las entidades seleccionadas en los dos puntos en el tiempo;

- determinar la posición de una entidad seleccionada en los dos puntos en el tiempo; y

- derivar un valor del desplazamiento de la entidad seleccionada mediante el cálculo de la diferencia de posición de la entidad seleccionada entre los dos puntos en el tiempo.

9. Un método de acuerdo con la reivindicación 7, en el cual las una o más entidades comprenden entidades en una

o más filas seleccionadas o columnas seleccionadas.

10. Un método de acuerdo con la reivindicación 9, que comprende además determinar si se ha creado una entidad en una de las filas o columnas seleccionadas.

11. Un método de acuerdo con la reivindicación 9, que comprende además determinar si se ha suprimido una entidad de una de las filas o columnas seleccionadas.

12. Un método de acuerdo con la reivindicación 9, que comprende además determinar si una entidad en una de las filas o columnas seleccionadas es un duplicado de otra entidad en las filas o columnas seleccionadas.

13. Un programa de ordenador para monitorizar y auditar los datos en una o más hojas de cálculo, comprendiendo el programa instrucciones ejecutables por ordenador, las cuales, cuando son ejecutadas por un procesador, hacen que el procesador siga los pasos de cualquiera de los métodos de las reivindicaciones 7 a 12.