MÉTODO PARA FORMAR UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS.

Método para formar un conjunto de documentos (250), conjunto de documentos (250) formado con hojas rectangulares del mismo tamaño y que comprende una hoja de sobre individual (230) y por lo menos una hoja de inserción (231,

232), caracterizado porque incluye los pasos que consisten en: - Imprimir (220) dicha hoja de sobre individual (230) con información de sobre, comprendiendo dicha información de sobre un identificador de código único de autorreferencia (300) para identificar únicamente dicha hoja de sobre individual (230); - Imprimir (220) cada una de al menos las mencionadas hojas de inserción (231, 232) con información de inserción, comprendiendo dicha información de inserción otro identificador de código único de autorreferencia (300) para identificar únicamente cada una de las al menos una de las mencionadas hojas de inserción (231, 232), y - Cotejar (240) la hoja de sobre individual (230) y al menos una hoja de inserción para formar dicho conjunto de documentos (250)

Campo y antecedentes de la invención

La presente invención se refiere a procesos para generar correos masivos. En una forma particular, la presente invención se refiere a la formación de un conjunto de documentos para su posterior procesamiento a fin de convertirlos en una unidad de correo masivo.

Para organismos que tienen un gran número de clientes a los que se les envía por correo material de contabilidad o de promoción, es claramente inviable generar este correo de forma manual. Por ello, el proceso de impresión de material perteneciente a un cliente individual, por ejemplo datos de facturación, y después la inserción de este material impreso en un sobre con la dirección debidamente colocada se ha automatizado durante algún tiempo.

Frecuentemente, el material de inserción se imprime en hojas sueltas estándar, por ejemplo de tamaño A4, con impresoras digitales industriales de alta velocidad. El material de inserción después se dobla y se inserta en sobres sin ventana estándar utilizando un equipo de manipulación altamente especializado. En algunos casos, los sobres pueden estar ya preimpresos con información fija tal como un logotipo de la empresa o una dirección de respuesta pagada. Después de la inserción, el sobre se imprime con la dirección correspondiente relativa a la información personalizada contenida en el sobre. Estos procesos pueden producir entre 30 y 100 unidades de correo masivo por minuto.

Es evidente que con tales velocidades de procesamiento altas, es importante poder contar con un sistema de supervisión en línea. Refiriéndonos ahora a la figura 1, se muestra en detalle un sistema típico de procesamiento masivo de unidades de correo y de verificación de integridad. Un archivo de impresión 10 que contiene nombres, direcciones y cualquier otra información personal referente al correo masivo, se forma a partir de información contenida en una base de datos 1. Este archivo también contiene instrucciones para generar un código de lectura mecánica único, tal como un código de barras para cada hoja de material que se va a imprimir. Esta información se proporciona 11 a la impresora 20, que imprime la hoja suelta estándar para formar documentos personalizados 30 que incluyen varias hojas de inserción que se insertan después en sobres que se introducen en el insertador 40 desde un alimentador de sobres independiente

50.

Para proporcionar verificación de integridad en línea del sistema, se genera un archivo de datos de proceso 120 a partir del archivo de impresión 10. El archivo de datos de proceso 120 contiene una referencia de verificación única para cada hoja impresa además de la información de dirección correspondiente. Antes de la inserción en los sobres, los documentos personalizados 30 se escanean 90 y la información del código de lectura mecánica se compara con el archivo de datos de proceso 120 para verificar que se han impreso los documentos correctos. La confirmación del paso de impresión da como resultado la provisión de la dirección correspondiente a la impresora de sobres 60 para imprimir el sobre que da lugar a una unidad de correo completa 70. Este proceso supone necesariamente que los documentos personalizados 30 se han insertado 40 correctamente en los sobres. Aunque los sobres 50 pueden tener información fija, tal como logotipos y direcciones de respuesta pagada impresas en los mismos antes de la impresión de la dirección 60, no existe ningún código de lectura mecánica individual que pueda utilizarse para realizar un seguimiento de sobre antes del paso de impresión de dirección 60.

Como las impresoras láser estándar a menudo son inadecuadas para la impresión de elementos de varias capas, tales como sobres, la impresora de sobres 60 es generalmente una impresora de chorro de tinta. Las impresoras de chorro de tinta tienen una serie de costos asociados y de problemas de calidad en comparación con las impresoras láser. El correo masivo 70 se proporciona por tanto al sistema de correo 80. Opcionalmente, un lector de dirección 75 lee la dirección impresa en el sobre para que se pueda mantener un registro de las unidades de correo completas que están listas para ser enviadas.

Este proceso tiene una serie de graves inconvenientes. Después de la inserción 40 de los documentos personalizados 30 en sobres 50 no hay ningún medio para verificar que este paso se ha realizado correctamente antes de la impresión 60 del sobre. Si el escaneo 90 del código y la verificación 91 con el archivo de datos de proceso 120 han puesto de relieve un problema antes de la inserción, estos documentos pueden clasificarse 100 como se muestra en la figura

1. Sin embargo, una vez que el sobre se ha impreso 60, la única manera de poder revisar el proceso es muestrear manualmente 71 el correo masivo 70 y escanear el código en los documentos personalizados 90, y comparar esto con la dirección del sobre como se establece en el archivo de datos de proceso 120. Si se encuentra un error, el proceso debe detenerse y retirar manualmente una serie de sobres y su contenido para determinar la magnitud del error y reiniciar después el proceso.

Estas unidades de correo que no son correctas deben reimprimirse e insertarse posteriormente. Como los pequeños lotes de repeticiones son ineficaces, con frecuencia se retrasa una repetición hasta que un número significativo de unidades requiere reprocesamiento. Esto provoca problemas logísticos ya que se deben mantener listas conjuntas de errores. Además, si se necesitan sobres preimpresos para la repetición, éstos deben proceder de una tienda-almacén o proveedor.

Otra desventaja de este proceso, es que el archivo de datos de proceso 120 se genera por segunda vez a partir de la base de datos original 1 a través de un archivo de impresión 10. Esto aumenta la probabilidad de que el archivo de datos de proceso 120 no coincida con la base de datos 1. En algunos casos, las unidades de correo masivo pueden producirse según el archivo de impresión 10, aunque debido a la falta de coincidencia entre éste y el archivo de datos de proceso 120, aparecen errores. Evidentemente, se prefiere un proceso que sólo requiera un archivo maestro procedente de una base de datos de referencia.

Un intento de enfocar estos problemas es el uso de sobres que contienen una ventana transparente. En este proceso, la información de dirección se imprime en el material insertado que se dobla y se orienta para mostrar la dirección a través de la ventana. Esto evita la obligación de imprimir la información de la dirección en el sobre. Sin embargo, estos sobres con ventana también tienen una serie de desventajas que incluyen un mayor costo con respecto a los sobres estándar y una falta de seguridad debido a que el contenido del sobre queda visible si la información se ha insertado incorrectamente en el sobre.

Otra desventaja importante de los sobres con ventana es que los consumidores asocian este tipo de sobres con facturas y por tanto estos sobres no son los preferidos para administrar material de promoción. Además, el uso de sobres con ventana no resuelve otro grave inconveniente de todos los procesos de correo masivo descritos en este documento, que es el gasto de adquisición y mantenimiento de equipos independientes para la manipulación de los sobres y el material insertado, así como los gastos asociados con el almacenamiento y revisión de estos sobres.

En consecuencia, un propósito de la invención es proporcionar un método que reduzca de manera eficaz la posibilidad de que no coincidan los sobres con el contenido correspondiente en procesos de correo masivo.

Otro propósito de la invención consiste en proporcionar un método que reduzca la complejidad y variedad de los tipos de aparatos de manipulación necesarios en los procesos de correo masivo.

Breve descripción de la invención

En un primer aspecto, la presente invención proporciona un método para formar un conjunto de documentos, estando formado dicho conjunto de documentos con hojas rectangulares del mismo tamaño y comprendiendo una hoja de sobre y por lo menos una hoja de inserción, comprendiendo el método los pasos que consisten en:

- Imprimir dicha hoja de sobre con información de sobre, comprendiendo dicha información de sobre un identificador de código único para identificar únicamente dicha hoja de sobre individual.

- Imprimir cada una de al menos las mencionadas hojas de inserción con información de inserción, comprendiendo dicha información de inserción otro identificador de código... [Seguir leyendo]

1. Método para formar un conjunto de documentos (250), conjunto de documentos (250) formado con hojas rectangulares del mismo tamaño y que comprende una hoja de sobre individual (230) y por lo menos una hoja de inserción (231, 232), caracterizado porque incluye los pasos que consisten en:

- Imprimir (220) dicha hoja de sobre individual (230) con información de sobre, comprendiendo dicha información de sobre un identificador de código único de autorreferencia (300) para identificar únicamente dicha hoja de sobre individual (230);

- Imprimir (220) cada una de al menos las mencionadas hojas de inserción (231, 232) con información de inserción, comprendiendo dicha información de inserción otro identificador de código único de autorreferencia (300) para identificar únicamente cada una de las al menos una de las mencionadas hojas de inserción (231, 232), y

- Cotejar (240) la hoja de sobre individual (230) y al menos una hoja de inserción para formar dicho conjunto de documentos (250).

2. Método para formar un conjunto de documentos según la reivindicación 1, caracterizado porque también incluye el paso que consiste en verificar dicho conjunto de documentos (250) mediante la lectura del identificador de código único

(300) de dicha hoja de sobre individual (230) y el identificador de código único suplementario (300) de cada una de las menos una de las mencionadas hojas de inserción (231, 232) y realizar una verificación de integridad de autorreferencia

(410) en el identificador de código único (300) leído en dicha hoja de sobre individual (230) y el identificador de código único suplementario (300) leído en cada una de las al menos una de las mencionadas hojas de inserción (231, 232).

3. Método para formar un conjunto de documentos (250) según la reivindicación 2, caracterizado porque también incluye el paso que consiste en clasificar (450) cualquier conjunto de documentos (250) que no supere dicha verificación de integridad.

4. Método para formar un conjunto de documentos (250) según la reivindicación 3, caracterizado porque también incluye el paso que consiste en reprogramar (460) la impresión (220) de dicho conjunto de documentos (250) que no ha superado dicha verificación de integridad.

5. Método para formar un conjunto de documentos (250) según la reivindicación 4, caracterizado porque el paso que consiste en reprogramar (460) se realiza en línea.

6. Método para formar un conjunto de documentos (250) según cualquiera de las reivindicaciones anteriores, caracterizado porque el identificador de código único (300) identifica si una hoja impresa es dicha hoja de sobre individual.

7. Método para formar un conjunto de documentos (250) según cualquiera de las reivindicaciones anteriores, caracterizado porque el identificador de código único (300) impreso en dicha hoja de sobre individual comprende el número de al menos una hoja de inserción (231, 232) asociada a dicha hoja de sobre individual (230) para formar dicho conjunto de documentos (250).

8. Método para formar un conjunto de documentos (250) según cualquiera de las reivindicaciones anteriores, caracterizado porque el identificador de código único (300) y dicho identificador de código único suplementario (300) comprenden campos de información separados referentes a la información de cliente (310), la información de contenido

(320) y la información de distribución (330) asociadas a dicho conjunto de documentos (250).

9. Método para formar un conjunto de documentos (250) según cualquiera de las reivindicaciones anteriores, caracterizado porque el identificador de código único (300) y dicho identificador de código único suplementario (300) son códigos de barras.

10. Método para formar un conjunto de documentos (250) según cualquiera de las reivindicaciones anteriores, caracterizado porque los pasos que consisten en imprimir (220) la hoja de sobre individual (230), imprimir (220) al menos una hoja de inserción y cotejar (240) la hoja de sobre individual (230) y al menos una hoja de inserción se realizan utilizando una impresora común.

11. Método para formar un conjunto de documentos (250) según cualquiera de las reivindicaciones anteriores, caracterizado porque la información de sobre se imprime en un lado de dicha hoja de sobre individual (230).

12. Método para formar un conjunto de documentos (250) según cualquiera de las reivindicaciones anteriores, caracterizado porque también incluye el paso que consiste en aplicar una capa de adhesivo en al menos un lado de dicha hoja de sobre individual (230) según un modelo predeterminado antes de imprimir (230) dicha hoja de sobre

individual (230) con la información de sobre, estando dispuesto dicho modelo para proporcionar un medio adhesivo para un sobre formado a partir de dicha hoja de sobre individual (230) cuando se reutiliza dicho sobre de dicha hoja de sobre individual (230).

13. Método para producir un correo electrónico masivo que comprende formar un conjunto de documentos (250) según cualquiera de las reivindicaciones anteriores, caracterizado porque incluye los pasos que consisten en:

- Separar y doblar al menos dicha hoja de inserción (250) de dicho conjunto de documentos (250) para formar un conjunto de hoja de inserción doblada; y

- Envolver (420) y sellar la hoja de sobre individual (230) alrededor de al menos una hoja de inserción (231, 232) para formar un sobre.